Política de Privacidad

1. Quiénes somos

ClinicAgent es un asistente de agendamiento de citas por WhatsApp potenciado por inteligencia artificial, operado por Jose Marin desde Costa Rica. Puedes contactarnos en support@clinicagentflow.com.

2. Nuestro rol frente a tus datos

ClinicAgent cumple dos papeles distintos. Frente a la clínica que contrata el servicio, somos responsables del tratamiento de los datos de su cuenta (nombre, correo, datos de facturación y credenciales de integración). Frente a los pacientes, la clínica es la responsable de sus datos y ClinicAgent actúa como encargado del tratamiento: procesamos los datos de pacientes por cuenta y bajo instrucciones de la clínica, y no los usamos para fines propios.

3. Qué datos tratamos

• De la clínica: nombre de la clínica y del personal, correo electrónico, teléfono, horarios, servicios y datos de facturación.
• De los pacientes: nombre, número de teléfono, correo electrónico y, cuando la clínica lo requiere para el expediente, número de identificación.
• De las citas: fecha, hora, servicio, profesional asignado y motivo de consulta.
• Información clínica que el paciente decida compartir con la clínica a través del asistente (alergias, condiciones, medicamentos).
• El contenido de las conversaciones de WhatsApp con el asistente.
• Credenciales de integración (por ejemplo, los tokens de Google Calendar), cifradas en reposo.

4. Para qué los usamos

• Agendar, reprogramar, cancelar y recordar citas.
• Enviar confirmaciones y recordatorios por WhatsApp y correo electrónico.
• Sincronizar las citas con el calendario que la clínica conecta.
• Mantener el expediente del paciente dentro del panel de la clínica.
• Operar, asegurar y mejorar el servicio, y atender solicitudes de soporte.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad de terceros y no entrenamos modelos de inteligencia artificial con ellos.

5. Datos de tu cuenta de Google (Google Calendar)

Cuando una clínica conecta Google Calendar, ClinicAgent solicita únicamente dos permisos: ver la disponibilidad del calendario (calendar.freebusy), para ofrecer horarios libres, y ver y editar eventos (calendar.events), para crear, actualizar o eliminar el evento de cada cita. No solicitamos acceso a la configuración del calendario, ni a permisos de uso compartido, ni a ningún calendario distinto del que la clínica conecta explícitamente. No leemos el contenido de eventos ajenos a las citas gestionadas por ClinicAgent. Los tokens de acceso y actualización de Google se cifran en reposo con AES-256-GCM. El uso y la transferencia por parte de ClinicAgent de la información recibida de las APIs de Google se ajustarán a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). La clínica puede revocar este acceso en cualquier momento desde Configuración → Integraciones, o desde su propia Cuenta de Google.

6. Inteligencia artificial

Las respuestas del asistente se generan con modelos de lenguaje de Anthropic (Claude). El contenido del mensaje del paciente y el contexto necesario de su cita se envían al proveedor del modelo para producir la respuesta. Los pacientes son informados de que conversan con un asistente virtual y pueden pedir hablar con una persona de la clínica en cualquier momento.

7. Con quién compartimos datos

Compartimos datos únicamente con los proveedores necesarios para operar el servicio, cada uno limitado a lo que su función requiere:

• Meta (WhatsApp Business Platform) y Twilio — envío y recepción de mensajes.
• Anthropic — generación de las respuestas del asistente.
• Google — sincronización con Google Calendar.
• Resend — envío de confirmaciones y recordatorios por correo.
• Supabase — base de datos.
• Clerk — autenticación del personal de la clínica.
• Vercel y Railway — alojamiento de la aplicación.
• Polar — procesamiento de pagos y facturación de la suscripción.

También podemos divulgar datos cuando la ley lo exija o para proteger derechos, seguridad o integridad del servicio.

8. Conservación

Conservamos los datos de la cuenta de la clínica mientras el servicio esté activo. Los datos de pacientes se conservan mientras la clínica los mantenga en su expediente y según los plazos que le exija la normativa sanitaria aplicable. Cuando una clínica termina el servicio, sus datos se eliminan o se le entregan a solicitud, salvo lo que debamos conservar por obligación legal o contable.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito, cifrado en reposo de las credenciales de integración con AES-256-GCM, aislamiento de datos entre clínicas, verificación de firma en todos los webhooks entrantes y acceso restringido por roles. Ningún sistema es completamente seguro, pero tratamos cualquier incidente que afecte datos personales con la seriedad y los plazos que exige la ley.

10. Tus derechos

De acuerdo con la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales de Costa Rica, tienes derecho a acceder, rectificar, actualizar y solicitar la eliminación de tus datos, así como a revocar tu consentimiento. Si eres paciente, dirige tu solicitud a la clínica que te atiende, ya que es la responsable de tus datos; ClinicAgent la apoyará en atenderla. Si eres una clínica cliente, escríbenos a support@clinicagentflow.com.

11. Menores de edad

ClinicAgent no está dirigido a menores de edad. Cuando una clínica agenda citas de pacientes menores, corresponde a la clínica obtener el consentimiento de la persona responsable conforme a la ley aplicable.

12. Cambios a esta política

Si modificamos esta política, actualizaremos la fecha que aparece arriba y, cuando el cambio sea significativo, avisaremos a las clínicas clientes por correo electrónico. Cualquier duda sobre esta política puede dirigirse a support@clinicagentflow.com.

13. Contacto

ClinicAgent — operado por Jose Marin, Costa Rica — support@clinicagentflow.com